כיצד להשתמש בלוח הבקרה

הקדמה

לוח הבקרה הוא סביבת העבודה הרגילה שלנו ובו נעקוב אחר הגולשים, נקבל עליהם מידע שימושי וננהל עימם את שיחות הצ'אט. כל סוכן מקבל חשבון משתמש משלו בו הוא יכול ליזום שיחה עם גולשי האתר, להעביר ולמשוך שיחות, לשלוח הודעות פומביות ועוד מגוון אפשרויות. לוח הבקרה הוא הדף הראשון אותו רואה הנציג לאחר כניסתו לחשבון. מדריך זה מפרט ומתאר את רכיבי לוח הבקרה. הסבר מפורט כיצד מנהלים שיחות בצ'אט, נמצא בניהול הצ'אט.

רשימת המבקרים

לאחר כניסתו לחשבון, יכול הנציג לעקוב אחר המבקרים באתר ולראות את פרטי הגלישה שלהם. שימו לב כי על מנת לראות מבקרים שאינם משוייכים אליו, על הנציג לסמן את תצוגת כל המבקרים בכפתור הסינון שיוסבר בהמשך. כל מבקר מוצג ב"כרטיס" ברשימת המבקרים ובו ניתן לראות את המידע הבא:

מידע	תיאור	דוגמה
זמן גלישה באתר ובעמוד הנוכחי	ניתן לראות היכן נמצא כל מבקר באתר (כותרת העמוד והמחלקה). כמו כן ניתן לראות כמה זמן הוא נמצא באותו עמוד וכמה זמן עבר מכניסתו לאתר.
שם המבקר וסימון מבקר חדש	כל מבקר מקבל שם מספרי ייחודי אותו ניתן לשנות מאוחר יותר. במידה והמבקר חדש ולא ביקר באתר בעבר, הוא יסומן בכוכב צהוב.
סטטוס המבקר ומס' ההודעות.	סטטוס המבקר מוצג ע"י אייקון - בין אם הוא נמצא באתר (הצ'אט סגור), פתח את הצ'אט, כותב או שלח הודעה. הבועה האדומה מייצגת את מס' ההודעות שלא נקראו. ההודעה האחרונה ששלח (ולא נקראה) תופיע בתחתית הכרטיס באדום.
נציג מטפל	אם המבקר משוייך לאחד הנציגים, שמו של הנציג יופיע בכרטיסו. הכוכבים הצבעוניים מעדכנים האם המבקר משויך לנציג, לא משוייך לאיש (נמצא בלובי) או ניתן לראות מידע נוסף בפרק הסינון.
מידע אודות המבקר	כפתור הפלוס יפתח מידע נוסף אודות הביקור.
פרטי גולש	אם המבקר מילט את פרטיו בטופס הייעודי, הם יוצגו כאן. בכל אופן, ניתן לראות את כתובת האייפי (IP) ממנה הוא גולש ואת הדפדפן בו הוא משמש.
דפי גלישה	כאן ניתן לראות באילו עמודים ביקר הגולש באתר ומאיזה אתר הגיע. אם הוא הגיע ממנוע חיפוש כמו "גוגל", ניתן גם לראות את מילות החיפוש שלו.
הערות ומידע	כל נציג יכול לכתוב את הערותיו על המבקר. הערות אלה תהיינה זמינות גם כאשר המבקר חוזר לאתר בעתיד. ההערות הן לעיני הנציגים בלבד והמבקר לא רואה אותן.
נתוני שיחה	כל נציג יכול לסמן האם השיחה הושלמה או לא. הוא יכול אף להוסיף סכום במידה והתבצעה מכירה. פרטים אלה יוצגו במסך המנהלים.
שיחות קודמות	כל שיחותיו וביקוריו הקודמים של הגולש מוצגות בטאב זה. ניתן לראות את תאריך ושעת הביקור לצד תוכן השיחה עצמה.
פרטי הליד	רק עבור לקוחות המשתמשים במערכת הלידים. כאשר מבקר נשלח כליד והנציג שומר את פרטיו בטופס המתאים, הפרטים מוצגים בטאב זה. בנוסף המבקר יסומן באייקון הליד הירוק.

חלון הצ'אט

חלון הצ'אט הוא המקום בו שולחים ומקבלים הודעות. ישנו חלון אחד עבור כל שיחות הצ'אט. בכל פעם שלוחצים על אד מכרטיסי הגולשים, פרטיו מופיעים בחלון הצ'אט וניתן לראות את השיחה עימו. מלבד שליחת הודעה למבקר, ישנן מס' אפשרויות אותן הנציג יכול לבצע בחלון הצ'אט. כדי להבין בדיוק כיצד זה עובד בקרו בעמוד ניהול צ'אט.

מצבי אונליין ואופליין

המערכת מספקת סטטוס שונה לנציגים ולאתר. למצבים אלה יש מטרה שונה לחלוטין:

סטטוס האתר

לאתר ישנם שני סטטוסים שמתארים האם הצ'אט זמין או לא זמין. כדי להגדיר את האתר כאונליין על הנציג לסמן "V" ליד שמו ברשימת האתרים בלוח הבקרה וכדי לסמן אופליין יש להוציאו. - יש לשים לב כי רק אחד מהנציגים צריך לשנות סטטוס זה משום שהוא כללי לאתר.

כאן משנים את סטטוס הזמינות של האתר. כאן גם ניתן לראות כמה מבקרים יש כרגע בכל אתר רשום.

הערך העיקרי של סטטוסים אלה:

אונליין:

• על הסרגל באתר מוצג אייקון אונליין.
• כל ההודעות האוטומטיות פעילות - הודעת הפתיחה וההודעות המתוזמנות.
• ניתוב השיחות פעיל - בהתאם לזמינות הנציגים.

אופליין:

• על הסרגל באתר מוצג אייקון אופליין.
• אף אחת מההודעות האוטומטיות אינה פעילה. במקומן, ישנה הודעת אופליין שנשלחת למבקרים שפותחים את הצ'אט.
• כאשר מבקר כותב הודעה הוא מקבל טופס השארת פרטים. הודעותיו והטופס אותו מילא יכולים להשלח לכתובות דוא"ל מוגדרות מראש.

Agent status

The agent status is rather different from the site status. Every agent has his own status which is automatically changing according to his availability and conversation limit. In the Agent management page, there is further explanation about conversation routing and agent availability. There are three conditional statuses to an agent:

status	meaning
Online	The agent is online. he is logged to the system and available for new conversations. The next conversation will be related to him depending on the routing rules (explained on the Agent management page).
Unavailable	The agent is online but he is unavailable for new conversation. In this situation, new conversations will be directed to other available agents. If there is none, the visitor would enter a waiting queue and return to be routed once one of the agents return to be available. If this status is initiated when there are already active conversations, they will remain active. moreover, the agent can manually take new conversations.
Offline	The agent's is offline. This means his not logged to his user account and can't converse with any visitors. If there is no other agents, the visitor would receive a contact form. If this status is initiated when there are already active conversations, the visitors will be disconnected and return to be routed once again.

In addition to the automatic status, the agent can simulate every status manually. For example he can set himself to be offline and still be logged to his account (for monitoring purpose). This manual status is saved for the agent and will stay the same for his next use. Under the sites list, the agent can see hi name, opening sentence, personal image and status.

The list menu - Filter and Sort the list

• sorting
• filtering
• broadcast list