מערכת הלידים

מתוך סייטהוד וויקי
קפיצה אל: ניווט, חיפוש

תוכן עניינים

הקדמה

סייטהוד מספקת מערכת הפקת לידים באמצעות הצ'אט.

למרות המטרה העיקרית של המערכת - לנהל את כל שלבי המכירה בצ'אט, ישנם קהלים בגדלים ובתחומים מסויימים הדורשים הפקת לידים ממבקרי האתר והמשך טיפול בטלפון או באמצעי אחר.

לשם כך סייטהוד פיתחה מערכת חכמה המאפשרת לנציגי הצ'אט להפיק לידים, לשלוח אותם לכתובות דוא"ל מוגדרות ולנהלם במסוף לידים ייעודי.

הפעלת מערכת הלידים

הפעלה ראשונית

הגדרות מערכת הלידים.png

על מנת להשתמש במערכת הלידים, תחילה יש להפעילה בממשק ההגדרות.

בהגדרות מערכת הלידים תחת הגדרות לוח הבקרה ניתן להפעיל את טופס הלידים ולהגדיר את כתובות הדוא"ל אליהן ישלחו לידים מייד בעת הפקתם.

ראשית יש לסמן V ליד המשפט "הפעל את מערכת הלידים". ברגע שאפשרות זו מסומנת טופס הלידים יופיע בלוח הבקרה במהלך שיחה עם מבקרים הנמצאים באתר בו הוא פועל.

יש להזין פרטים החשובים להתקבל בליד לטובת הנציגים שיוכלו ללמוד איזה מידע חשוב לדלות מהשיחה בצ'אט.

ולבסוף יש להזין את כתובות הדוא"ל לשליחת לידים. ניתן להוסיף כמה כתובות כאשר מפריד בינהן פסיק (,).

הגדרת נציג כרכז לידים

כפי שמוסבר בעמוד ניהול נציגים, ניתן להגדיר נציג כרכז לידים.

נציג זה אינו נציג רגיל בצ'אט. הנציג יקבל לשליטתו שיחות שנשלחות אליו באופן ידני באמצעות הטופס בלבד (להבדיל מנציגים רגילים אליהם מנותבות השיחות באופן אוטומטי).

רכז הלידים הינו נציג אשר ייעודו הוא לטפל בלידים המופקים בצ'אט. באמצעות מסוף הלידים, יכול הנציג לקבל לידים, לטפל בהם, לעדכן אותם וכולי.

הגדרה זו נועדה לאפשר לנציגים מסוימים לנהל שיחות בצ'אט אך ורק עם מבקרים שהוגדרו כלידים ולאפשר הפעלת נציגים למסוף הלידים בלבד ללא קשר לצ'אט.

השימוש במערכת

טופס הלידים.png

לאחר הפעלת המערכת, ניתן לראות בלוח הבקרה את טופס הלידים ולהפיק לידים מתוך שיחות הצ'אט.

טופס הלידים

טופס הלידים הינו טופס חכם המאפשר שליחת פרטי מבקר באמצעות דוא"ל וסימונו במערכת כ"ליד".

במהלך שיחה בצ'אט, ניתן להעביר את הפרטים המתקבלים מהמבקר אל הטופס באמצעות סימון הטקסט המבוקש ולחיצה על אחד מהכפתורים המתאימים:

  • כפתור שווה (HandPaste.png): לחיצה על כפתור זה תעתיק את הטקסט המסומן אל השדה הנבחר (במידה ויש בשדה זה טקסט קודם הוא יוחלף)
  • כפתור פלוס (PenPaste.png): לחיצה על כפתור זה תוסיף את הטקסט המסומן אל הטקסט הקיים בשדה הנבחר

אפשרויות נוספות:

  • זמן חזרה ללקוח - במידה והמבקר מבקש ליצור עימו קשר בשעה יותר מאוחרת, ניתן לבחור את התאריך והשעה המדוייקת בה צריך לחזור ללקוח.

המערכת תזכור את זמן החזרה ותציג את הליד למשתמשי מסוף הלידים בזמן המתאים.

  • רמת הדחיפות - ניתן לקבוע את רמת הדחיפות של הליד בהתאם לשיחה בצ'אט. אם הליד הוא טרוויאלי, רגיל, חשוב או דחוף. האפשרות הנבחרת באה לידי ביטוי כאשר כל ליד יצבע בצבע שונה בהתאם לרמת הדחיפות שלו. ליד שמסומן כדחוף הוא ליד קריטי שיופיע במסוף כחריג באופן מיידי.
  • שלח - לאחר מילוי הטופס על הנציג ללחוץ על כפתור שלח כדי לשמור את הליד ולשלוח אותו.

יש לשים לב כי המערכת לא תאפשר את שמירת הליד במידה ולא עודכן השם או לחלופין לפחות אחד מהאמצעים ליצירת קשר (טלפון או דוא"ל). המערכת לא תאפשר שליחה כפולה של ליד כך שלא יספר פעמים.

  • אינו ליד - אפשרות זו ניתנת למצב בו רוצים להשתמש בטופס כדי להעביר את המבקר לטיפול אולם הוא אינו עומד בקריטריונים של "ליד". ע"י סימון "אינו ליד" פרטי הטופס ישלחו אך המבקר לא ישמר כליד.
  • עדכן ליד - ניתן להשתמש באופציה זו כדי להוסיף נתונים שהתקבלו אחרי שליחת הליד או כדי לתקן טעות. יש לשים לב כי במצב כזה ניתן לשלוח כמה פעמים את אותו הטופס.
  • המשך טיפול - במידה ומוגדר במערכת "רכז לידים", תופיע האפשרות להעביר אליו את השיחה לאחר יצירת הליד. השיחה תועבר לנציג שנבחר מייד לאחר שליחת הליד.
  • סיים שיחה - ניתן לבצע סיום שיחה מייד לאחר שליחת הליד - אפשרות זו זהה לאפשרות סיים שיחה הרגילה שבחלון הצ'אט.

תצוגה נוספת

פרטי הליד.png

כפי שמוסבר בעמוד לוח הבקרה, ברגע שליד מופק פרטיו נשמרים בכרטיס המבקר תחת פרטי ליד, הוא מסומן באייקון ליד (Lead.png) וניתן למצוא אותו בטופס הלידים ובממשק ההיסטוריה בחיפוש לפי לידים.

ליד במייל.png

בתמונה ניתן לראות דוגמה לקבלת הליד בדוא"ל במבנה אחיד של סייטהוד.

מסוף הלידים

מסוף הלידים.png

מסוף הלידים הינו ממשק בו ניתן לראות, לערוך ולייצא את הלידים המופקים מהצ'אט.

כל ליד שמופק באמצעות הצ'אט נשמר במסוף הלידים. המסוף מתעדכן אונליין, לאחר המצגת הלידים הקיימים, כל ליד חדש שיופק, יעודכן או יעבור למצב חריג יופיע ברשימה בצורה אוטומטית. חשוב לזכור כי כדי להתחיל לראות את הלידים הנכנסים יש ללחוץ על כפתור התצוגה (בפעם הראשונה בלבד).

הגדרות המסוף

באמצעות לחיצה על כפתור ההגדרות שבמסוף, ניתן להגדיר את תצוגת טבלת הלידים, צלילי התראות, חריגה מזמן והגדרת כתובות למשלוח הלידים בדוא"ל.

תצוגת טבלה

מסוף תצוגת הטבלה.png

ניתן לבחור האם להציג או להסתיר נתונים בתצוגת הטבלה. כך לדוגמה נציג יכול להחליט כי אין לו צורך בהצגת שם המשפחה של הלקוח או שאין לו צורך לראות את שם האתר בו הופק הליד (במקרה ומדובר באתר פעיל אחד בלבד).

בנוסף, ניתן לקבוע את מיקום הטורים בטבלה באמצעות לחיצה וגרירה של אחת האפשרויות אל הדירוג המבוקש.

הגדרה זו נשמרת פר נציג ולא תשפיע על נציגים אחרים. יש לשים לב כי הגדרה זו נשמרת בדפדפן בו השתמש הנציג כך שבמידה והחליף דפדפן או מחק את היסטוריית הגלישה יהיה עליו להגדיר זאת מחדש.

בחירת צלילי התראה

מסוף בחירת צלילים.png

הנציג יכול לקבוע האם לקבל צליל כאשר ליד חדש נכנס, כאשר הגיע מועד החזרה ללקוח וכאשר ליד נכנס לחריגה.

עבור כל אחת מן האפשרויות ניתן לבחור אחד מתוך מס' צלילים אפשריים.


הגדרה זו נשמרת פר נציג ולא תשפיע על נציגים אחרים. יש לשים לב כי הגדרה זו נשמרת בדפדפן בו השתמש הנציג כך שבמידה והחליף דפדפן או מחק את היסטוריית הגלישה יהיה עליו להגדיר זאת מחדש.

קביעת זמן לחריגה

מסוף הגדרות חריגה.png

מסוף הלידים יודע לזהות האם ליד נמצא בחריגה. משמעות הדבר היא שעבר זמן סביר מאז שנוצר הליד או לחלופין מאז שהגיע הזמן לחזרה והליד עדיין לא טופל.

ליד חריג יסומן במסוף באדום. יש לשים לב כי ליד כזה הוא חשוב ביותר - ליד שלא מטופל בזמן מאבד אחוזי סגירה!

באפשרות זו ניתן להגדיר את משך הזמן שיעבור מרגע הפקת הליד ועד הרגע בו הוא יחשב חריג.

ניתן גם להגדיר את הזמן שיעבור מהשעה שנקבעה לחזרה ללקוח ועד לרגע בו הוא יחשב חריג. אפשרות זו רלוונטית עבור לידים שנקבעה להם שעת חזרה עתידית.

משך הזמן שמוזן הינו בדקות. לדוגמה, במידה ורוצים להוסיף שעתיים, יש לכתוב בשדה 120.

סייטהוד ממליצה לסמן ליד כחריג עד חצי שעה מרגע יצירתו. סטטיסטיקות מראות כי לידים שמטופלים דקות בודדות מרגע הפקתם נסגרו באחוזים גבוהים הרבה יותא מאשר לידים שטופלו לאחר זמן מה מרגע הפקתם.

במידה והליד טופל לפני הזמן המדובר, לא יהפוך הליד לחריג ולא יסומן ככזה.

הגדרות כלליות

מסוף הגדרות כלליות.png

בסעיף זה ניתן לקבוע לאילו כתובות דוא"ל ישלחו לידים שמופקים בצ'אט. ניתן להוסיף מספר כתובות ולהפריד אותן באמצעות פסיק (,) ממש כמו בשליחת דוא"ל רגיל.

בנוסף, ניתן להזין את המידע שחשוב לקבל בליד. מידע זה יופיע בטופס הלידים עבור הנציג המאייש את הצ'אט ויסביר לו מה חשוב להפיק בליד.

שימוש במסוף

עם הכניסה למסוף הלידים, יש להריץ חיפוש ראשוני להצגת הלידים הקיימים. לאחר מכן כל ליד חדש יופיע ברשימה באופן אוטומטי.

  • יש לבחור את האתר או האתרים שבהם הופקו הלידים אותם רוצים להציג.
  • ניתן לבחור את כמות הלידים לתצוגה בעמוד (ישנו סרגל בתחתית הדף המאפשר דפדוף)

סינון הרשימה

מסוף סינון לידים.png
  • חריגים בלבד - אפשרות זו תציג אך ורק את הלידים החריגים מתוך הלידים הקיימים
  • סינון לפי נציג מטפל - עם בחירת אפשרות זו יפתח חלון המאפשר לבחור את הנציגים שאת הלידים שבטיפולם נרצה לראות
  • לא משוייכים בלבד - אפשרות זו תציג לנו לידים שטרם שוייכו לאף נציג מטפל
  • לידים מהיום בלבד - אפשרות זו תציג לנו לידים שהופקו היום בלבד

ישנה אפשרות לבחירה מרובה.

יש לבחור את הסינון לפני הצגת הלידים על מנת שיפעל.

הסינון פעיל אך ורק כלפי לידים קיימים. במידה וליד חדש נוצר או שהופך לחריג הוא יופיע ברשימה בלי קשר לסינון.

מיון הרשימה

ניתן למיין את טבלת הליד ע"פ הכותרות המוצגות. ע"י לחיצה על אחת מהכותרות של הטבלה (לדוגמה: נציג מטפל, עדכון אחרון, סטטוס וכו) הטבלה ישתנה סדר הופעת הלידים. ניתן לראות את כיוון הדירוג ע"י המשולש שיופיע לצד הכותרת ולהפוך אותו ע"י לחיצה נוספת (א-ת , ת-א).

טבלת הלידים

ליד שמסומן כחריג יובלט בטבלה בצבע אדום.

סטטוס הליד מסומן בצבעים שונים על מנת להדגיש את סדר החשיבות של הלידים (רגיל, חשוב ודחוף).

ליד אשר סומן במהלך הפקתו או עדכונו כ"דחוף" יהפוך באופן מיידי לליד חריג. אפשרות זו נועדה לליד שסיבות כאלה ואחרות חשוב מאוד לחזור אליו כמה שיותר מהר.

כאשר ליד חדש מצטרף לרשימה, הופך חריג או שמגיע שעת החזרה ללקוח, מתקבל על כך עדכון ויזואלי - שורת הליד תהבהב ויופיע הכיתוב המתאים. בנוסף ליד חדש או חוזר שהנציג עוד לא פתח יסומן בכוכבית שתעלם רק לאחר פתיחתו.

בטבלה המוצגת מופיעים כל הלידים שנשמרו במערכת עם תאריך יצירתם פרטיהם.

ליד שטרם נקרא במסוף הלידים יסומן באדום.

ע"י לחיצה על השורה של ליד מסוים נפתח טופס בו ניתן לראות ולערוך את כל פרטיו של הליד:

טיפול בליד

מסוף טופס ליד.png

לאחר לחיצה על אחד הלידים בטבלה, נפתח חלון בו ניתן לראות ולשנות את הפרטים המלאים של הליד:

  • זמני ההפקה והעדכון של הליד
  • שם הנציג שהפיק את הליד
  • שדות פרטי הלקוח כפי שמולאו בזמן הפקת הליד (שם, שם משפחה, טלפון, דוא"ל, הערות מבקר וכו')
  • הערות הנציג המטפל בליד
  • שם הנציג המטפל - ניתן גם לשנות את הנציג המטפל ולשייך את הליד לנציג אחר
  • סטטוס - ניתן לראות מה הסטטוס אותו קבע הנציג שהפיק את הליד ולשנותו - יש לשים לב שבמידה והסטטוס הינו "דחוף" והליד טופל יש לשנות את הסטטוס כדי שיצא מחריגה
  • תאריך חזרה ללקוח - ניתן לראות ולשנות את התאריך והשעה בה נקבע שיש לחזור ללקוח

מעבר לשליחת הליד לכתובות הדוא"ל שהוגדרו מראש באופן אוטומטי, ניתן לשלוח את הליד באופן ידני ע"י הזנת כתובת דוא"ל מסוימת לשדה המתאים ולחיצה על כפתור השליחה

במידה ומשנים אחד או יותר מהנתונים יש ללחוץ על כפתור עדכון הליד כדי שהשינויים ישמרו. לאחר העדכון הליד יופיע בחזרה בטבלה עם השינויים.

ניתן למחוק את הליד כדי שלא יופיע במסוף הלידים. הליד יעלם מהרשימות ולא יוצג במסוף. עם זאת, ישמר הליד לצרכי סטטיסטיקה בממשק ההיסטוריה.

אנו ממליצים לשנות את רמת דחיפות הליד לרמה הנמוכה ביותר לאחר הטיפול בו.

יש לשים לב כי במידה ומדובר בליד שהיה "דחוף" - מה שסימן אותו כחריג, יש לשנות את הסטטוס שלו כדי שיצא ממצב החריגה.

יצוא לקובץ

מסוף יצוא לקובץ.png

ניתן ליצא את כל רשימת הלידים המוצגת לקובץ אקסל (Excel). לאחר לחיצה על הכפתור "יצוא נתונים", המערכת תדעכן שהקובץ מוכן ותאפשר להוריד אותו. הקובץ נשמר במחשב וזמין לכל פעולה.

הקובץ נשמר בפורמט xls.
כלים אישיים

גרסאות שפה
מרחבי שם
פעולות
ניווט
תיבת כלים